Хронометраж рабочего времени поможет увеличить эффективность работы подчиненных, а следовательно и прибыль компании.
Вот кто из нас не мечтал управлять временем?
Да все мечтали ускорять его, когда делаешь что-то скучное, и замедлять в наиболее счастливые моменты.
Конечно, подобные манипуляции со времени невозможны, по крайней мере, пока, но управлять часами и минутами своих подчиненных вполне можно, если знать, что такое хронометраж рабочего времени.
Вы знаете?
Нет?
Тогда я вам сейчас расскажу!
Что же ты за зверь такой, хронометраж рабочего времени?
Вот что вы себе представляете, когда слышите слова «инвентаризация» или «аудит»?
Я представляю себе конкретные предметы или документы, которые подлежат проверке.
А ведь можно проверять все, что угодно, даже – время.
Если объяснять совсем уж просто, что такое хронометраж рабочего времени, то – это запись в специальную карту (с указыванием времени, конечно) всего, что делает тот или иной сотрудник в течение дня или же – количество времени, которое тратит сотрудник на работу, требующую одних и тех же действий.
Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным. Ж. Ж. Руссо
Эту процедуру руководители компаний делают по ряду причин:
- чтобы установить норму труда на производстве на одного человека,
- для оптимизации процессов производства и улучшения показателей компании,
- чтобы понять, кто из сотрудников тратит рабочее время неэффективно, а кто – наоборот, это помогает выделить лучших сотрудников, которые получат повышение.
Стоит ли возиться с хронометражем рабочего времени?
Далеко не все руководители знают о том, что существует такая полезная штука, как хронометраж рабочего времени.
Не знал о ней и мой знакомый предприниматель Саша, который полгода назад жаловался мне:
− Понимаешь, какая странная штука: я формировал коллектив сам, брал на работу людей умных, со специальным образованием, не ленивых, активных. Целый день они копошатся, что-то делают, в общем, без дела не сидят. Я вижу, что не сидят, и почему-то ежедневно остаются какие-то висяки, невыполненные дела, которые перетекают дальше, да и прибыль уменьшилась. Работа идет как-то медленно, хотя двигаются мои сотрудники вроде бы быстро. В чем дело, не пойму.
Я обещала ему помочь и найти методику, которая поможет улучшить скорость и качество труда в его компании.
И наткнулась на информацию о хронометраже рабочего времени.
Сначала это исследование показалось мне сложноватым, да и каким-то слегка советским, что ли. 🙂
Какие-то карты, графики, анализ данных.
Но затем я разобралась, распечатала для Саши карты, объяснила, что нужно делать.
Тайм-менеджмент. Основные правила тайм-менеджмента!
Через месяц мой знакомый похвастался, что сумел определить временные дыры (грузчики слишком медленно делают свою работу, уборщица приходит на полчаса позже положенного и задерживает подготовку сотрудников к рабочему дню, продавцы-консультанты не умеют отличать клиентов от праздных бездельников, которые ничего не собираются покупать, а приходят просто поговорить).
Правила проведения хронометраж рабочего времени
Если вы всерьез решили оптимизировать производственные процессы и добиться большей эффективности труда своих подчиненных, то должны обратить внимания на правила, согласно которым проводится хронометраж рабочего времени.
Основных правил всего 7:
-
Вы не сможете сами проводить хронометраж рабочего времени.
Во-первых, у вас есть своя работа, а во-вторых, ваше постоянное присутствие будет напрягать подчиненных.
Лучше доверить этот процесс квалифицированному наблюдательному человеку, который не упустит детали и сделает правильные выводы.
-
Тот, кто проводит хронометраж рабочего времени, должен располагаться в офисе так, чтобы иметь максимально полный обзор.
Вместе с тем, он не должен мешать производственным процессам или отвлекать сотрудников от их прямых обязанностей.
-
Наблюдатель не должен вступать в дискуссии или начинать объяснять что-то тем людям, за которыми он наблюдает.
Вмешательство сотрудников нужно сократить до минимума.
- Если при приеме на работу сотрудники подписывали договор, то убедитесь, что его содержание позволяет проводить в компании хронометраж рабочего времени, чтобы не нарваться на судебное разбирательство.
-
Не стоит проводить хронометраж рабочего времени тайно.
Вы должны объяснить сотрудникам, с какой целью вы проводите данное исследование.
Планирование времени: 10 советов от Дэна Кеннеди
- Наблюдение за сотрудниками не должно нарушать технику безопасности вашего производства.
- Помните, что лист, в котором ведется хронометраж рабочего времени – документ, поэтому вести его следует аккуратно, стараясь ничего там не исправлять и не черкать.
Этапы подготовки хронометража рабочего времени
Сама процедура состоит из трех обязательных этапов, которых нужно придерживаться, если вы заинтересованы в том, чтобы провести хронометраж рабочего времени максимально точно:
-
Подготовка к хронометражу.
Это очень важный этап, который нельзя игнорировать, потому что вам нужно будет:
-
Выбрать сотрудников, за которыми вы собираетесь наблюдать.
Если у вас в коллективе больше 3 человек, то наблюдать за всеми одновременно не получится, следует расставить приоритеты.
- Составить список самих операций, время которых вы и будете замерять, например, консультирование клиентов или написание отчетов.
- Рассчитать, сколько замеров вам необходимо сделать.
- Заготовить чистые бланки карты хронометража и, если вы первый раз проводите подобную процедуру, то не помешает держать перед глазами готовый образец.
-
-
Проведение наблюдений за сотрудниками.
Чтобы нормально оценить эффективности их работы, следует наблюдать за ними не менее 1−2 недель.
-
Обработка результатов.
Вы анализируете коэффициент устойчивости хроноряда, анализируете средние временные рамки на выполнение той или иной рабочей операции и суммируете все замеры.
Про учет рабочего времени, методы и
способы повышения его эффективности
смотрите также в видеоролике:
Пример проведения хронометража рабочего времени
Карты для хронометража бывают разные.
Я видела очень сложные и многоступенчатые, в которых вычислять временной коэффициент нужно при помощи таких формул, что без высшего математического образования не обойтись.
Я же вам предложу два простых варианта.
Вариант 1.
Рисуете вот такую табличку (табличек нужно столько, сколько времени вы собираетесь наблюдать за сотрудником):
Наблюдение ведется за Петровым П.П., бухгалтером. ___ января 2016 года.
Вид деятельности | Начало | Конец |
---|---|---|
Пришел на работу | 9.00 | |
Разделся, разложил бумаги, занял свое рабочее место | 9.00 | 9.15 |
Проверил электронную почту, ответил на некоторые письма | 9.15 | 10.00 |
И так до конца рабочего дня.
Даже походы в туалет и перекуры стоит учитывать, если вы хотите добиться максимально хороших результатов.
Система 5s – эффективная организация рабочего места
Вариант 2.
Такая табличка подойдет для анализа той деятельности, что требует повторяющихся действий.
Например, разгрузка товара вручную. Пришла машина, в которой находится 20 коробок с конфетами и печеньем.
Вы составляете вот такую таблицу:
Грузчик: Иванов И.И. | |||||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Разгружал машину с товаром 1.01.2016. | |||||||||||||||||||
Нумерация коробок и время, потраченное на разгрузку одной коробки (в сек.) | |||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
12 0 | 13 0 | 11 9 | 12 5 | 12 9 | 13 0 | 13 5 | 14 0 | 13 8 | 14 0 | 14 2 | 13 0 | 13 7 | 14 1 | 13 9 | 13 8 | 14 3 | 16 0 | 14 0 | 14 0 |
Теперь вам следует подсчитать среднеаналитическое время: сумма времени, потраченного на разгрузку машины, поделенная на количество операций, выполненных грузчиком.
Если вы понимаете, что ваши подчиненные тратят слишком много времени на ту или иную работу, в результате чего возникают завалы дел, то хронометраж рабочего времени поможет вам исправить ситуацию.