Компании, которые заботятся о своём имидже, о налаживании связей с партнёрами и комфорте сотрудников, нередко организуют выездные мероприятия. Чтобы такое мероприятие было не очередным унылым тренингом или банальной встречей на официальном уровне, нужно следовать нескольким советам, которыми с нами поделились специалисты из компании DP EVENT, занимающейся организацией мероприятий различных уровней.
Планируй мероприятие заранее
Начинать планировать мероприятие следует минимум за 6 месяцев, чтобы получить самые удобные и выгодные предложения от авиакомпаний, и отелей, и ряда других поставщиков. В таком случае практически полностью исключаются ситуации, когда остаётся недостаточно билетов или номеров для заселения. Кроме того, это позволяет сэкономить значительную часть бюджета, так как покупка билетов и бронирование номеров заранее порой дешевле в два раза, чем за месяц до мероприятия.
Сужай географию в зависимости от бюджета и ограничения дальности перелета
Сужение географии в зависимости от дат поездки — это не только способ сэкономить, но и страхование от неприятных ситуаций, когда команда попадает в не совсем дружелюбную обстановку, связанную с погодными условиями и особенностями местных традиций. Всегда проверяй сезонность и климатические особенности региона. Например, если мероприятие планируется на сезон дождей, то надеяться на «пронесет» не стоит, и вероятность того, что твою пляжную вечеринку сдует, стремится к ста процентам.
Совершай тестовые поездки
Даже если программа для тебя нова. Во-первых, у тебя есть шанс на месте оптимизировать смету и окупить саму поездку. Во-вторых, сам выезд — это тот момент, когда твои ожидания должны в точности соответствовать реалиям. Личный опыт мененджера помогает «настроить» сервис или «втиснуть» в тайминг дополнения. Более того, тестовая поездка минимизирует риски и отрицательные отзывы гостей мероприятия.
Используй спортивные или культурные мероприятия и события в стране пребывания в качестве WOW эффекта
Чем больше положительных эмоций получат участники мероприятия, тем выше вероятность, что они будут лучше усваивать информацию и в дальнейшем усерднее работать. Кроме того, состыковка со спортивными или культурными мероприятиями позволяет разнообразить программу, давая возможность участникам отдохнуть от основной работы.
Анкетируй гостей на предмет отсутствия аллергических реакций и прочих вещей, которые необходимы для комфортного пребывания
Реально оценивай свою аудиторию. Подход в организации мероприятий должен быть индивидуальным, особенно если оно рассчитано на небольшую группу людей. Даже если планируется организовать крупное мероприятие, следует привлечь к подготовке больше сотрудников, исключая различные риски. Зная привычки и детали образа жизни потенциальных партнёров, ты с большей вероятностью заключишь выгодные для твоего бизнеса сделки.
Это лишь часть того, что нужно знать об организации выездных мероприятий. Подробную информацию на эту тему ты можешь узнать в компании DP EVENT, которая занимается организацией и проведением мероприятий в России и за рубежом. Компания создаёт уникальный опыт с максимальным погружением гостей в тему проекта. Одним из главных направлений компании является MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) — выездные мероприятия, не ограниченные географией.
Посмотреть примеры мероприятий MICE от DP EVENT →
Если ты хочешь сделать для твоих клиентов, партнёров или сотрудников незабываемое путешествие, необычную презентацию, уникальное приключение или эксклюзивный визит, то всё это может организовать DP EVENT. Также компания занимается организацией праздников, презентаций и корпоративных событий. DP EVENT следит за трендами и создаёт актуальные идеи для мероприятий.
Посмотреть портфолио компании DP EVENT →