Популярность аутсорс-сервисов возросла настолько, что сейчас можно найти компании, позволяющие сдать на удаленную работу целые отделы. Однако высокий спрос со стороны аудитории породил множество псевдоквалифицированных аутсорсинговых сервисов, сотрудничество с которыми может поставить под угрозу существование бизнеса.
В контексте бухгалтерии это особенно важно, так как любые нарушения в ней могут привести к разбирательствам с налоговой службой. Чтобы желание сократить издержки не привело тебя к такому исходу, мы расскажем, на что обратить внимание при выборе аутсорс-бухгалтерии на примере услуг «БухгалтерияПлюс».
Узнай, есть ли в компании штатный налоговый консультант
Не все бухгалтеры обладают глубокими познаниями налогового права. Из-за этого неопытный сотрудник может предоставить документы по требованию, сообщениям или уведомлениям инспекции, даже если на то нет законных оснований. Чтобы не ставить под угрозу конфиденциальные данные компании, важно иметь налогового консультанта. Он определит правомерность запроса и, если потребуется, сформулирует обоснованный отказ. В «БухгалтерииПлюс», например, есть штатные налоговые консультанты — бывшие работники налоговых органов. Они добиваются быстрого решения практически всех вопросов — от ответов на требования до защиты организации в судах.
Обрати внимание на прозрачность всех рабочих процессов
Если ты ничего не понимаешь в бухгалтерском учете, то и определить, всё ли с ним в порядке, тебе будет довольно трудно. Проблемы могут вскрыться слишком поздно, когда последствия будут уже необратимы, и налоговые служащие начнут обивать порог твоего офиса. Именно поэтому важно сделать бухгалтерские процессы прозрачными и понятными. В этом плане у «БухгалтерииПлюс» есть чему поучиться.
Компания предоставляет заказчикам онлайн-доступ как к «1С», так и к системе электронного документооборота СБИС. Клиент видит, как ведется учет, какая отчетность и в какой срок была отправлена, какие поступили письма и требования из налоговой, что на них ответили, каковы результаты сверки с бюджетом. Кроме того, клиенты «БухгалтерииПлюс» бесплатно получают электронный документооборот со своими поставщиками. Это избавляет от бумажной волокиты с контрагентами: заказчику не придется самому собирать и передавать документацию — вместо этого она будет автоматически приходить бухгалтеру.
Узнай, несет ли бухгалтерская компания ответственность за свои ошибки
Лучшей гарантией покрытия убытков является наличие страховки. Например, профессиональная ответственность «БухгалтерииПлюс» застрахована на 20 миллионов рублей в СК «АльфаСтрахование». К тому же сейчас компания проводит тест новой опции. Если тебе не понравится качество предоставляемых услуг, то при расторжении договора через месяц «БухгалтерияПлюс» вернет 100 % оплаты или 50 % за второй месяц обслуживания при разрыве договора через два месяца.
Удостоверься в профессионализме сотрудников
Ключевые показатели — опыт и размер зарплаты. Многие аутсорсинговые компании берут в штат молодых выпускников, не имеющих достаточной практики. Это сказывается и на качестве, и на стоимости услуг. Если опыт проверить трудно, то зарплату — вполне возможно. В этом помогут уплаченные страховые взносы и сведения о количестве работников, опубликованные в сервисе «Прозрачный бизнес». Стоит ориентироваться на средний уровень зарплаты в организации от 35 тысяч рублей. В случае «БухгалтерииПлюс» на сайте присутствует информация о бухгалтерах и их стаже работы, а средний уровень зарплат говорит о том, что это точно не дилетанты.
Обрати внимание на способ взаимодействия с бухгалтерской компанией
В некоторых случаях общение происходит через посредника — аккаунт-менеджера. Если у тебя небольшой бизнес, то будет неудобно доносить одну и ту же проблему нескольким людям, еще и переплачивая за услуги того самого менеджера. Лучше всего контактировать напрямую с нужным сотрудником.
Клиенты «БухгалтерииПлюс» всегда общаются непосредственно со своим бухгалтером. Если же возникает сложная ситуация, требующая большего опыта или иной специализации (например, правомерности запросов из налоговой), он самостоятельно консультируется с нужным специалистом или направляет клиента к нему. При этом можно выбрать любой удобный способ связи, будь то различные мессенджеры, электронная почта или телефон.
Узнай больше о ценообразовании
Разные компании используют разные системы ценообразования. В регионах, например, распространена оплата каждой отдельной бухгалтерской услуги. Как результат — клиенту каждый месяц предоставляют абсолютно разные счета, из-за чего он не может прогнозировать расходы. К тому же это дает отличную лазейку для недобросовестных компаний, ведь непостоянство конечной суммы позволяет включать в тариф разные скрытые услуги. Помимо стоимости обслуживания или отдельных услуг, может взиматься плата, например, за подключение к электронной сдаче отчетности.
В «БухгалтерииПлюс» всё иначе: стоимость их работ фиксированная, все платежи обсуждаются сразу, а лицензии на программное обеспечение и другие издержки дополнительно не оплачиваются. Единственное, что может повлиять на ценообразование, — изменение показателей деятельности: изменение статуса компании, количества работников, подключение КТТ или эквайринга и так далее. Но даже в такой ситуации клиент всегда может узнать точную стоимость услуг: все тарифы опубликованы на сайте и обговариваются при подписании договора. Это позволяет заранее просчитать все возможные варианты.
Подключить аутсорс-бухгалтерию