Грамотно реализованная CRM-система может оптимизировать работу любого бизнеса. Проблема лишь в том, что подобрать подходящий вариант для некоторых сфер бывает затруднительно. Для кафе и ресторанов представлены десятки разных решений, а в интернете можно найти множество гайдов по их выбору. Однако если выйти за пределы распространенных бизнес-направлений, подобрать оптимальную CRM становится намного сложнее.
Взять хотя бы работу медицинских центров и частных клиник. Особенности их специализации не позволяют прибегнуть к универсальным торговым решениям. Именно поэтому совместно с разработчиками медицинской информационной системы MGERM мы решили рассказать, на что нужно обратить внимание при выборе CRM для медицинских учреждений.
1. Многофункциональность
От функциональности и охвата решаемых CRM-системой задач зависит эффективность рабочих процессов. А они, в свою очередь, влияют на общий доход клиники и возможности ее развития. Именно поэтому мало просто адаптировать CRM под специфику оказания медицинских услуг. Нужно, чтобы она выполняла и смежные, важные для оптимизации бизнеса направления.
Сюда можно отнести: привлечение и удержание клиентов через маркетинговые кампании, учет медикаментов, услуг и расходников, аналитику и работу с финансовым оборотом, оценку качества и получение обратной связи — одним словом, всё, что сказывается на росте эффективности и прибыли. Отличный пример того, какие функции на себя может взять правильно реализованная CRM-система, — МИС MGERM. Приведем несколько примеров.
Электронная история болезни. Начнем с того, что, в отличие от обычной карточки, ее невозможно потерять. Документ будет храниться в общей базе данных и автоматически перемещаться в зависимости от выбранных специалистов и отделений. К тому же быстрый ввод текста в шаблоны позволит минимизировать рутину и ошибки со стороны персонала: вся медицинская отчетная документация соответствует записям в истории болезни. Такая электронная карточка хранит в себе всю информацию, необходимую для бухгалтерского учета, что упрощает последующие кассовые процедуры.
Интеграция с кассовым аппаратом. Она позволит автоматически и без ошибок вести отчетность по продажам для подачи в налоговую службу. К тому же обновленный модуль онлайн-кассы печатает чек в соответствии с 54-ФЗ. Да и недобросовестные сотрудники не смогут оказывать услуги «мимо кассы», получая дополнительный заработок сразу в карман.
Учет лекарств и расходных материалов. Система автоматизирует приходящие накладные и позволяет вести подсчет отпущенных медикаментов. Это поможет избавиться от недостачи и внести прозрачность в учет дорогостоящих препаратов. Руководитель сможет отслеживать их количество на складе, прописывать требования на использование и продажу препаратов и расходников, получать уведомления об истекающих сроках годности и так далее.
Онлайн-запись. Это позволит клиентам в реальном времени отслеживать и выбирать удобное для посещения время. Им не придется звонить в регистратуру, а сотрудникам — отрываться от работы для подтверждения записи: за них это сделает голосовой робот для автоматизированного обзвона.
Узнать больше о возможностях MGERM
2. Возможность масштабирования
Индустрия частной медицины в России активно развивается. Люди перестают скупиться, когда дело касается их здоровья, и обращаются в платные заведения. Благодаря этому появляется всё больше клиник, которые впоследствии превращаются в крупные сети.
Управлять даже одним центром — задача не из простых. Если же заведений несколько, то проблемы в оптимизации рабочих процессов становятся одним из ключевых факторов, влияющих на качество оказываемых услуг, прибыль и управление ресурсами. Именно поэтому важно, чтобы CRM-система могла работать на вырост. Так тебе не придется регулярно искать новые решения, каждый раз перекраивая с трудом выстроенную схему работы.
Например, система MGERM позволит удобно масштабировать и улучшать бизнес-процессы как одной клиники, так и целой сети медицинских центров. Руководитель сможет блокировать нежелательные действия медперсонала, направлять работу в нужное русло, отслеживать необходимые параметры расходов и критерии качества, анализировать и корректировать цепочку событий (маркетинговые сценарии).
3. Адаптивность
Пожалуй, это один из важнейших критериев. Все CRM-системы можно условно разделить на гибкие и стандартизированные. В первом случае пользователь может настроить всё под индивидуальные потребности, а во втором — будет ограничен в персонализации, из-за чего процессы в самой клинике придется подстраивать под систему. При этом реорганизация может создать путаницу и привести к ошибкам при выполнении стандартных рабочих процессов.
Именно поэтому мы рекомендуем выбирать модульные и гибкие системы в настройке CRM. Отличный пример — МИС MGERM, у которой есть различные формы печатных шаблонов, кнопочных и ссылочных панелей, отчетов на базе реестра услуг, контроль прав доступа и даже API для интеграции с внешними системами. Специалисты компании внимательно изучат все пожелания и текущую структуру организации внутренних рабочих процессов, чтобы внедрение CRM упростило их, а не спровоцировало появление нестандартных ситуаций.
Благодаря модульной составляющей, MGERM превращается в своего рода конструктор, который позволяет оставить только нужные и важные элементы. Это повышает юзабилити интерфейса: два клика и четыре-пять минут для заполнения протокола с помощью системы быстрого ввода текста или распознавания голоса — и готово. Врачу не придется долго блуждать в кулуарах системы, а значит, его работа станет эффективнее, снизится среднее время приема и увеличится посещаемость заведения.
Узнать больше о возможностях адаптации MGERM
4. Оперативность техподдержки
Скорость реагирования IT-специалистов особенно важна на ранних этапах внедрения, когда проводится активное тестирование системы. Установленная сборка может оказаться неудобной для конечных пользователей и требовать оперативного внесения правок, откатов к прошлым версиям или исправления некоторых скриптов. Такого подхода придерживаются и разработчики MGERM. В случае необходимости они быстро выявят проблему, внесут изменения и подстроят систему под потребности специалистов клиники.
Если говорить о долгосрочной работе, то при возникновении неполадок с сервером или ошибок внутри системы ты не останешься один на один с трудностями. Техподдержка MGERM постарается в кратчайшие сроки устранить все проблемы, чтобы они не навредили твоему бизнесу.
5. Использование открытого ПО и простота в обслуживании
Некоторые разработчики создают свои CRM-системы только под лицензированное программное обеспечение, из-за чего прайс резко возрастает. Даже не самая свежая сборка с софтом за 2005–2008 годы в сумме может превысить две тысячи долларов.
Но есть и другой путь: построение CRM на основе так называемого свободного ПО, которое создается и распространяется без каких-либо ограничений. Именно по этому пути пошли создатели MGERM. Для работы их системы необходимы всего два бесплатно распространяемых компонента — ОС Linux и СУБД MySQL.
Это не только экономит сотни тысяч рублей, но и обеспечивает быструю работу даже с огромными базами пациентов. Более того, заказчик может сам выбрать тип используемого сервера. Его можно разместить в защищенном по ФЗ-151 облаке (IAAS) или установить у себя, доработав МИС и обучив местного сисадмина правильному использованию. Благодаря такой вариативности и возможности использования открытого ПО, МИС MGERM подойдет для небольших частных клиник, у которых просто нет средств на дорогостоящий лицензионный софт и обслуживание.
Узнать больше о выгоде свободного ПО
6. Наличие модулей для управления стационаром
Некоторые CRM-системы для клиник ограничиваются лишь возможностью записи на прием и отслеживания оказываемых медицинских услуг. Отсутствие модулей для управления стационаром значительно сокращает перечень возможных видов лечения. Это не только мешает в конкурентной борьбе с другими центрами, но и не позволяет извлекать максимум прибыли. В то же время открытие стационарного отделения требует достаточной площади, оборудования и персонала, а также четко организованной работы.
Наладить ее с нуля довольно сложно. Упростить этот процесс помогут модули для стационара MGERM. В перечень их основных функций входят: учет поступающих и выписанных пациентов, учет коечного фонда, мониторинг и получение информации об этапах лечения и перемещения пациентов между отделениями, учет оказанных медицинских услуг и даже идентификация пациентов с помощью RFID-браслетов.
Практически все этапы, которые раньше были на бумаге и требовали регулярной проверки и контроля, перейдут в цифру. Чтобы получить нужную информацию, достаточно будет просто взглянуть на монитор. Например, этот модуль может полностью виртуализировать работу приемного отделения, позволив создавать первую страницу истории болезни и осмотр дежурного врача, сохранять фотографии больного и видеозапись беседы, направлять пациентов в нужное отделение, формировать списки дежурств врачей, печатать необходимые документы и отчеты. Всё будет доступно в одном месте и занимать в разы меньше времени.
Узнать обо всех преимуществах МИС от MGERM