Правила заполнения трудовых книжек: 5 общих правил + 7 элементов титульной страницы + 4 обязательных пункта раздела «Сведенья о работе» + 3 особенности внесения правок в трудовую.
Не стоит недооценивать официальное трудоустройство.
Это пока молодой кажется, что до пенсии еще очень далеко, да и сколько ее, той пенсии – копейки, на которые не прожить.
Главное – это не официальное трудоустройство, а большая зарплата, что позволит отложить достаточно денег на безбедную старость.
Логика в этом, конечно, есть, вот только план срабатывает не всегда и приходится заглядывать в свою трудовую, чтобы наскрести там нужный стаж.
И тут возникают проблемы, потому что оформлен она была не совсем верно.
Очень важно знать правила заполнения трудовой книжки не только кадровикам, для которых эта обязанность является одной из основных, но и обычным труженикам, чтобы контролировать действия сотрудников кадрового агентства.
Что такое трудовая книжка и кто ее придумал?
Трудовая книжка – интересный документ, о котором многие иностранцы даже понятия не имеют.
Весьма увлекательна и история ее возникновения.
1) Что собой представляет трудовая книжка?
Трудовая книжка – это не просто себе бумажка, пусть и солидно оформленная. Это официальная бумага, которая содержит записи не только о трудоустройстве гражданина, но и ряд его персональных данных.
Далеко не все страны и в Европе, что уж говорить об Африке или Америке, практикуют подобное. Но многие государства СНГ придерживаются еще советской традиции в оформлении бумаг об официальном трудоустройстве своих граждан.
В каждой трудовой книжке должны быть:
- ФИО (полностью) владельца,
- его дата рождения,
- образование,
- специальность, которую он получил,
- записи о каждом трудовом отношении с нанимающей стороной.
Людям, которые никогда и нигде не работали и не собираются этого делать в ближайшее время, такая книженция не нужна.
Столь интересный официальный документ вам понадобится при первом приеме на работу (и то – лишь в том случае, если трудоустройство будет официальным).
Кадровик оформит трудовую книгу, сделает первую запись и оставит ее у себя.
Храниться в отделе кадров эта книжка будет, пока вы не смените место работы. Тогда вам ее выдадут на руки, но лишь для того, чтобы вы передали ее в отдел кадров организации, куда собираетесь трудоустраиваться.
2) Как менялись правила заполнения трудовой книжки?
Трудовые книжки были повсеместно распространены в СССР, потому что в Советском Союзе не практиковалось неофициальное трудоустройство. Если оно и было – то в малых масштабах и называлось шабашками.
Первыми трудовую придумали французы еще в далеком 1749 году. Именно в середине XVIII века французские наниматели стали требовать от работников документ, который бы рассказывал о его предыдущем месте труда.
Сначала эти бумаги были одноразовыми: новый наниматель забирал документ, выданный бывшим работодателем, изучал его и выбрасывал. А затем, когда работник переходил от него на другую должность, оформлял бумагу заново.
Уже в 1781 году одноразовые бумажки заменили постоянные трудовые книжки.
Отменить подобную практику во Франции пытался еще Наполеон, но они благополучно просуществовали вплоть до начала ХХ века, распространившись в другие страны: Данию, Германию, Болгарию, Советский Союз.
Трудовое законодательство, в том числе и то, что касалось введения специальных книжек для записей о трудоустройстве граждан, возникло в России еще в 1919 году. Но просуществовало нововведение недолго, так как в 1923 году было упразднено.
Всерьез и надолго трудовые пришли в Советский Союз лишь в 1939 году.
Правила заполнения книжек о трудоустройстве граждан постоянно изменялись и дополнялись. Путаница возникала и из-за несовершенного трудового законодательства.
С развалом Советского Союза трудовые книжки остались во многих постсоветских странах, в том числе – в России и в Украине. Правила их заполнения регулируются рядом правительственных законов.
В Украине трудовая – по-прежнему официальный документ, который нужно заполнять в соответствии с рядом правил. А вот в России наблюдается немного другая ситуация.
Специальную книжку для фиксации трудоустройства пытались отменить еще в начале 2000-х, потом – в начале 2010-х годов. В конце концов, Дума проголосовала Законопроект, согласно которому трудовые будут отменены в начале 2017 года в тех организациях, где штат сотрудников не превышает 15 человек.
Кадровики крупных компаний по-прежнему должны знать правила заполнения официального документа, чтобы не наделать серьезных ошибок.
Основные правила заполнения трудовых книжек
Поскольку книжка о трудоустройстве гражданина – это официальный документ, то существуют четкие правила ее заполнения.
Российским кадровикам следует при заполнении бумаг использовать Постановление Министерства труда России № 69 от 10.10.2003 (будьте внимательны, потому что в конце октября 2013 года) в эту инструкцию были внесены изменения.
Для украинских же сотрудников кадров Кабинет Министров Украины разработал Инструкцию № 58, в которой указаны все правила работы с документом.
1. Правила заполнения сведений о работнике в трудовой книжке
Если ваша организация – первое место работы сотрудника, то в свое распоряжение вы получите абсолютно чистую трудовую книгу, которую нужно заполнить общими сведеньями о сотруднике.
Есть несколько правил заполнения титульного листа:
- Все записи нужно делать разборчивым почерком.
- Запись в трудовой делается на государственном языке (в России – на русском, в Украине, соответственно – на украинском).
- Для заполнения нужно использовать чернила синего, черного или фиолетового цветов.
- Цифры нужно писать только арабские.
- Помарки, ошибки, перечеркивания, затирания и прочее – недопустимы.
Есть некоторые отличия в заполнении титульного листа трудовых в России и Украине, о которых нужно помнить кадровикам:
| № | Данные на титуле украинской трудовой книжки | Данные на титуле российской трудовой книжки | |
|---|---|---|---|
| 1. | ФИО | ||
| 2. | Дата рождения сотрудника | ||
| 3. | Дата заполнения книжки | ||
| 4. | Подпись сотрудника | ||
| 5. | Подпись лица, ответственного за заполнения трудовой | ||
| 6. | Образование | ||
| 7. | Профессия |
2. Правила заполнения сведений о работе сотрудника в трудовой книжке
Далее следует переходить к внесению сведений о работе, бланк для этих данных – на следующей странице.
Существуют определенные правила заполнения этого раздела для сотрудников, что впервые трудоустроились. Нужно внести ряд данных, если они есть:
- служба в армии,
- обучение в высших и средних специальных учебных заведениях,
- повышение квалификации на курсах,
- уход за инвалидом І группы, включая детей до 16 лет.
Сотрудник, который просто меняет место труда, придет к кадровику с трудовой, где титульная страница уже заполнена, поэтому начинать нужно уже сразу с внесения сведений о работе.
Этот раздел содержит четыре обязательных пункта внесения данных, которые одинаковы для трудового законодательства обеих стран:
| № | Информация |
|---|---|
| 1. | Порядковый номер записи |
| 2. | Дата внесения записи |
| 3. | Полное название организации и должности, которую будет занимать сотрудник |
| 4. | Что стало основанием для внесения записи (номер и дата приказа) |
Если сотрудника переводят с одной должности на другую в пределах организации, то новая запись оформляется точно так же, как и прием на работу.
Не стоит игнорировать раздел, в который вносится информация о грамотах, наградах, повышении в звании и прочих официальных достижениях сотрудника. Этот раздел заполняется вот по такому образцу:
А вот информация о дисциплинарных взысканиях в книжку не вносится. Единственное исключение – трудовой договор с работником разрывается.
3. Правила заполнения сведений об увольнении сотрудника в трудовой книжке
Если кто-то увольняется (не важно, по собственному желанию или по распоряжению руководства), медлить с внесением этой пометки в трудовую нельзя, иначе кадровик, не вовремя выполнивший свою работу, будет оштрафован.
Дата записи об увольнении работника должна совпадать с датой создания приказа по этому поводу.
В тот же раздел «Сведенья о работе» вносятся следующие данные:
| № | Информация |
|---|---|
| 1. | Порядковый номер записи |
| 2. | Дата внесения записи |
| 3. | Причины (со ссылкой на соответствующую статью закона) увольнения |
| 4. | Что стало основанием для внесения записи (номер и дата приказа) |
Согласно правилам заполнения трудовой, увольнение должны заверить своими подписями специалист кадрового отдела, занимавшийся оформлением книги, и руководитель организации.
Обязательным является и печать компании, которую покидает сотрудник.
После того, как вы внесли запись об увольнении, трудовая выдается работнику на руки для того, чтобы он передал ее в отдел кадров той организации, в которую он переходит трудиться.
Как делать записи в разделе «Сведения о работе»
трудовой книжки вы узнаете из этого видео:
Исправления или изменения данных в трудовой книжке
Если в жизни специалиста происходят изменения (вступление в брак, смена фамилии, развод и прочее), то об этом должна быть сделана пометка в книге о трудоустройстве.
Изменения вносятся на титульном листе в соответствии со следующими документами:
| № | Название документа |
|---|---|
| 1. | Паспорт |
| 2. | Свидетельство о рождении |
| 3. | Свидетельство о браке |
| 4. | Свидетельство о расторжении брака |
| 5. | Справка об изменении фамилии и т.д. |
При заполнении титульной страницы раздела об изменениях не забудьте указать ссылку на документ, в соответствии с которым и был внесен текст.
Сделанная кадровиком запись будет выглядеть приблизительно вот так:
Как уже было сказано, нельзя допускать ошибок при заполнении книжки о трудоустройстве.
В правилах говорится о том, что исправленные ошибки могут доставить ряд неприятностей и владельцу книги, и кадровику.
У наемной стороны могут возникнуть проблемы при начислении стажа, а работник отдела кадров, сделавший ошибку, должен будет заплатить штраф. В некоторых случаях можно даже потерять работу.
Есть ряд правил, согласно которым вносятся исправления:
- Все исправления может вносить либо управляющий компании, где числится работник, либо лицо, которое он уполномочил лично: кадровик, бухгалтер и т.д.
- Исправленные данные должны соответствовать тексту приказа, на основании которого эти правки и вносятся.
- Нельзя зачеркивать, затирать или замазывать корректором текст, который был написан неверно. Исправления, согласно правилам заполнения, нужно вносить следующим образом:
- порядковый номер,
- дата, когда вы вносите правки,
- ссылка на ошибочную запись и информация о новых данных,
- номер и дата создания приказа, который и привел к внесению правок.
Если ответственное лицо совершило ошибку, касающуюся увольнения должностного лица или его перевода на другую должность, то работник может потребовать выдать ему дубликат книги, но уже без недействительного текста. Правилами это не возбраняется.
Каждый специалист отдела кадров или другое уполномоченное лицо должно знать правила заполнения трудовых книжек, ведь за каждую сделанную ошибку придется платить со своего кармана.