Жизнь офисного планктона трудна и опасна. Шутка, конечно. Опасной её не назовешь, да и многих трудностей в офисе можно избежать, если уметь грамотно организовать свой рабочий процесс.
1. Создай шаблоны писем и документов
Просмотри свою почту за последний месяц-два на предмет выяснения, какие письма и в какой форме ты чаще всего пишешь. Например, ты часто предлагаешь размещение рекламы, запрашиваешь контактную информацию или определенные документы. Не поленись поработать один раз для того, чтобы облегчить свою офисную жизнь в дальнейшем — напиши стандартную форму для каждого вида коммуникации.
2. Настрой фильтры и папки в своем почтовом ящике
Автоматизация процесса сортировки электронных писем избавит тебя от лишних хлопот и необходимости чтения всего, что приходит на твой ящик.
3. Уменьши количество «кликов»
Сохрани все необходимые сайты в качестве закладок, создай ярлыки нужных программ на рабочем столе, выбери несколько наиболее актуальных для тебя контактов и настрой для них клавиши быстрого набора своего мобильника. Словом, сделай так, чтобы устройства, с помощью которых ты работаешь, функционировали еще быстрее.
4. Разложи документы по папкам разного цвета
И ни в коем случае не бросай бумаги просто так. Один брошенный листок сразу притягивает второй, а за ними идет третий и четвертый. Так называемая «теория разбитых окон» работает и в отношении офисных бумаг. Когда таких бесхозных документов накопится достаточно, чтобы покрыть большую часть твоего стола, тебе волей-неволей придется перебрать все это великолепие, и тогда ты потратишь массу времени и сил, отделяя зерна от плевел.
5. Все необходимое держи под рукой
Положи в ящики офисного стола все те мелочи, которые ты используешь постоянно, а также те, которые редко, но могут пригодиться. Салфетки для очищения монитора, салфетки, что-нибудь вкусное, пачку аспирина и многое другое из того, что ты часто ходишь клянчить в соседнем отделе. Вот увидишь, работать, имея все под рукой, куда комфортнее.