Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 типа бланков + 15 основных правил + 4 полезных подсказки.

Мы на 100% уверены в том, что вы согласны с утверждением, что заполнение табеля учета рабочего времени – задача важная и ответственная.

Выгодно это и работодателю, и сотруднику.

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?).

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка

Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.

Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

• бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)

  Но не всегда все так радужно!

  Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.

  Такова жизнь!

• кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора),

• «продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.

  Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?

  Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Нормативными актами Роскомстата утверждено 3 образца табеля учета рабочего времени для заполнения:

• форма Т-12.

  Записи допустимо вносить вручную.

  В ней отражаются начисления зарплаты, потому целесообразно поручить вести эту бумагу кому-то из бухгалтеров.

  

• форма Т-13.

  При таком образце заполнение происходит на основе данных турникетов или других автоматических систем.

  И частично, и полностью его можно вести на компьютере.

  

• форма № 0504421.

  Создана для бюджетных организаций.

  Если вам посчастливилось работать на государство, то нужно знать несколько особенностей заполнения такого табеля учета рабочего времени:

  • имеется возможность указать специфические бюджетные обозначения, например, «учебный отпуск»,

  • регистрировать рабочее время можно как записывая все неявки-явки (сплошной метод), либо только указывать отклонения,

  • при первой подачи документ является «первичным» и в специальной графе ставиться «0».

    При внесении каких-то изменений табелю присваивается единица и т.д.,

  • акт не предусматривает расчет зарплаты.

    На его основе это делают уже в бухгалтерской службе.

  

Правила заполнения табеля учета рабочего времени: 15 главных постулатов

1. Документ создается в одном экземпляре.

2. Табель по образцу может вестись и вручную, и в форме электронного документа.

   Так что если ваш завскладом до сих пор не дружит с компьютером – не беда.

3. Функция заполнения табеля вменяется в обязанность сотруднику (кадровой службы, бухгалтерии, руководителю отдела) специальным приказом и указывается в его должностной инструкции.

   Так что просто тыкнуть пальцем на пробегающую по офисному коридору Виолетту Степановну не получится!

4. За несколько дней до начала месяца (отчетного) ответственный работник готовит табель.

   Так что хорошенько подумайте, кто у вас на фирме настоящий гуру тайм-менедмента.

5. На титульном листе нужно указать полное наименование учреждения (или отдела, если речь идет о нем) и дату, когда бланк начали вести. Дату окончания указывается при закрытии табеля учета.

6. На следующем листе размещена учетная таблица и сведения о работниках.

   Будьте аккуратны, чтобы случайно не «перекрестить» кого-то из коллег или не «наградить» новой неблагозвучной фамилией.

7. В эту таблицу заносят имя и фамилию человека, номер дела (личного).

   Количество столбцов должно совпадать с количеством дней в данном месяце.

8. В квадратике напротив каждой фамилии указывают, сколько часов отработал тот или иной сотрудник за рабочий день, или количество смен при сменной системе работы.

   Не забывайте, что праздничные и нерабочие дни тоже следует отмечать, даже если вы лично в этот день не работаете, а жарите шашлыки на даче у друзей.

9. Заполнение бумаги или электронного листа происходит каждый день.

   Основой служат официальные акты, например, больничные листы, уведомления, приказы, заявления, письменные распоряжения начальства и т.п.

10. Из утвержденной таблицы нельзя удалять какие-либо поля или графы.

    В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета. Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства.

11. Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.

12. На бумаге должна стоять подпись начальника (всей фирмы или конкретного подразделения).

    Не забудьте «подмахнуть» табель.

13. Если заполнением табеля по образцу занимается третий работник, он тоже должен данные в бумаге удостоверить своей подписью.

    Заявление об увольнении по собственному желанию: 5 образцов

14. Сотруднику, которому поручено заполнение табеля, следует контролировать правильность учета рабочего времени, он отвечает за подлинность данных.

    Так что если уборщица тетя Люся просит вас поставить заветную отметку в документ, а сама норовит убежать на полдня на рынок, подумайте, нужны ли вам неприятности.

15. Следует учитывать, что в бланке по форме Т-12 в двух разных разделах ведут учет рабочего времени и его оплату.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени: все будет четко!

Табель учета рабочего времени при заполнении по образцу оформляют так:

• сначала следует заполнить три графы (первые) и «шапку» бумаги.

  Мы уверенны, что вы еще не забыли имена и фамилии коллег.

  Сюда же записываются их табельные номера и название предприятия,

• в следующих столбиках (с 4 до 7) каждый день делаются о рабочем времени отметки (выход-невыход на рабочее место, декретный отпуск, болезнь и т.п.).

  Для этого придуманы специальные коды.

  Делают записи только на основе необходимых документов (первички), например, приказа.

  И хотя изучать наизусть (какой ужас!) коды нет надобности, потому что они указаны на первом листе бланка, но ознакомится с ними и обосновывающими документами стоит:

• невыходы считают целыми днями, а другие отступления от рабочего графика при необходимости можно считать даже поминутно и указывать цифру под буквенным кодом.

  Не может же ваш сторож уйти в отпуск на 3 часа, а вот опоздать на 40 минут – очень даже может быть!

  Образец правильного заполнения трудовой книжки

• столбики 5 и 7 в образце предназначены для суммирования времени работы, а с 8 до 17 – для отчетности по каждому человеку отдельно.

  

«Шеф, все пропало!» или чем грозит неправильное заполнение табеля рабочего времени?

«Налетчики» из налоговой инспекции могут даже в самой расчудесной фирме выявить такие ошибки в заполнении табеля рабочего времени:

• информация о зарплате в документах первичной отчетности и табеле отличается.

  Например, приказом вы отправили сотрудника в отпуск на 24 дня, а он, бедняга, по табелю вышел трудиться через 20 суток,

• информация о зарплате в табеле и расчетных бухгалтерских документах отличается.

  Ну и почему уважаемый Сергей Петрович настолярничал на 10 тысяч рублей, а расписался в ведомости за 8 тысяч?

  Как проверить диплом на подлинность: 3 способа

• в табеле неправильно указаны коды, не учтены сверхурочные и переработки.

  Не жлобтесь!

  Вы бы ведь не хотели, чтобы любимая жена работала бесплатно по субботам, а вы остались на выходных без ее умопомрачительно вкусного борща?

• неправильно начислены суммы к выплате по больничным листам.

  Пора вам, батенька, освежить в памяти соответствующие нормативные акты.

За все эти «прегрешения» вас (бухгалтера или руководителя) могут оштрафовать на 500 рублей.

Ну а если о заполнении табеля вы и вовсе не слыхали и такого документа для учет рабочего времени на предприятии вообще нет, то готовьтесь выложить до 50 тыс.рублей согласно статье 5.27 Административного Кодекса РФ (http://koapkodeksrf.ru).

Еще раз о порядке ведения табеля учета рабочего времени в видеоролике:

Специально для перфекционистов: 4 подсказки для идеального заполнения табеля рабочего времени по образцу

Отметки в бумаге или электронном листе ставьте только после того, как получите подтверждающие документы.

Серега со склада утверждает, что не выходил на работу 3 дня не по причине запоя, а лечился от банальной простуды?

Дождитесь от него больничного листа!

1. Если вносите записи в табель вручную, не брезгуйте копиями (для себя) и черновиками.

   От потери и порчи документов, а также описок не застрахован даже агент ЦРУ.

2. Если вы пока не поняли причину опоздания или неявки сотрудника на рабочее место, пользуйтесь специальным кодом для невыясненных обстоятельств (НН), чтобы не попасть впросак.

   Не спешите клеймить человека позором и называть прогульщиком.

   А вдруг бедолага попал в больницу с острым аппендицитом?

3. При внесении любых изменений в рабочий режим старайтесь как можно раньше предоставлять сотрудникам соответствующие документы.

   Если ваш инженер – страстный любитель рыбалки и на ближайшие выходные у него уже припасена коробка с червяками и бутылка коньяку «для сугрева», не стоит показывать ему приказ о рабочей субботе в пятницу вечером.

   Пожалейте человека и сделайте это в начале недели!

В целом, правила заполнения табеля учета рабочего времени достаточно просты.

Их стоит знать каждому руководителю и кадровому работнику, чтобы правильно начислять заработную плату и уберечься от штрафных санкций в случае проверки контролирующих органов.