Время – самое дорогое, что может быть. Им мы измеряем нашу жизнь. Оно намного важнее денег, ведь потерянный капитал мы сумеем возвратить, а упущенное время не вернуть никогда. Как часто нам не хватает этого самого важного ресурса на то, что для нас действительно важно. Недостаток времени и сил на поистине приятные и необходимые вещи привел людей к осознанию ценности планирования. Заставил отнестись к нему с большей серьезностью и ответственностью, ведь попусту потраченное время будет потеряно навсегда.
Что такое тайм менеджмент
Планирование – это руководство к управлению собственным временем с целью, использовать его наиболее продуктивно для решения поставленных задач. Оно учит грамотно расставлять приоритеты и распределять свою энергию. Следуя ему, можно избавить себя от хронической усталости и стресса на почве преследуемого ощущения бесцельно потраченных лет. Этот метод облегчает нам существование и позволяет двигаться на пути к своей цели без ощущения вечной нехватки времени, оставаться конкурентноспособным в сфере своей деятельности, больше уделять время близким людям. Особенно полезен тем, у кого есть дети. Ведь это потрясающая возможность проводить с ними больше времени. Видеть, как они растут и следить за изменениями, происходящими в их жизни. Грамотное планирование дает потрясающую возможность в не пропустить все это.
Первым, кто задумался о правильном распределение времени, был мыслитель из Рима – Сенека и произошло это около 2.000 лет назад. Он призывал вести учет времени, записывая сколько было потрачено в пустую и на дурные дела, тем самым анализируя ценность своей жизни. Со временем его идею охотно поддержали, другие значимые для истории личности, каждый приносил в будущую систему планирования своё видение укрощения времени и упрощения жизни.
Основные принципы планирования
Выделяют 7 принципов планирования, ориентируясь на которые люди смогут начать постигать эту увлекательную науку.
- Распределяем личное и рабочее время. Без этого финансового благополучия и успеха добиться невозможно, ведь четкий план всегда повышает продуктивность. Память человека ненадежна, поэтому лучше делать это в электронном носителе или на бумаге, кому как удобнее. Ставим цели на день, месяц, полгода, год. Составляем план на следующий день заранее необходимо сделать это накануне вечером, чтобы с утра сразу приступить к выполнению.
- Грамотно расставляем приоритеты. Пишем план на день, выделяя для себя более и менее важные и срочные дела. Пока не реализуем более важные для нас планы, к тому, что может подождать не переходим.
- Начинаем день по принципу «От сложного к простому». Учимся решать сложные задачи в начале дня, постепенно двигаясь к более легким. Потому что утром у человека как правило, больше сил, нежели вечером, и если не сделать все самое значимое в первую очередь, то в конце дня вероятнее всего сил на их выполнение не останется. Придется передвигать их на следующий день, а это недопустимо.
- Убираем многозадачность. Бизнес-тренер Брайан Трейси считает, что приступать к выполнению новой задачи, не закончив при этом предыдущую можно лишь в крайнем случае и при множестве похожих задач. Потому что от этого может снижаться качество выполнения работы, и увеличиваться общее количество времени, нежели при выполнении всех дел по очереди, что приведет в эмоциональному выгоранию. К тому же, наш мозг может лучше сосредоточиться на чем-то конкретном в данный момент.
- Разбиваем одну сложную задачу на несколько простых. Чтобы наш мозг не откладывал ее решение на потом из-за трудно выполнимости. Несколько маленьких подзадач решить гораздо проще, чем одну большую.
- Принцип дедлайна. Следование ему помогает не отвлекаться на внешние раздражители. Ставим себе временное ограничение, чтобы избежать прокрастинации и последующей стрессовой ситуации по причине не вовремя сделанного проекта.
- Ведем учет рабочего времени. Чтобы суметь оценить собственную продуктивность, важно записывать рабочие действия и время, ушедшее на их реализацию. В конце дня посмотреть статистику и убедиться правильно ли мы распределили время так, чтобы не выбиваться из последних сил. Еще соблюдение этого принципа помогает отследить, не потратилось ли наше время на бесполезные занятия.
На что уходит наше время
Вам знакомо чувство нехватки времени? У каждого есть свои пожиратели, присущие его образу жизни, особенностям характера, привычкам. Они отвлекают нас от решения важной задачи и заставляют тратить драгоценные минуты в пустую.
Существуют ситуации пустой траты времени, не зависящие от человека: стояние в очередях и пробках, ожидание в больнице, поломка машины, задержка рейса. Однако мы и это время может провести с пользой.
С индивидуальными тайм киллерами мы можем и должны бороться, такими как:
- Привычка откладывать. Дело в том, что с этой привычкой, «потом» никогда может не настать. Лень, частые перерывы и перекусы между делом никогда не дадут завершить начатое. Или растянут его воплощение на долгие месяцы и годы. Здесь важно следить за собой и чаще вспоминать, что именно Вас вдохновило на достижение поставленной цели.
- Проверка почты. Можно заходить туда проверять почту, и не заметить как на это уйдет весь день. Чтобы этого избежать, заходите один раз в определенное время суток проверить почту и ответить на сообщения.
- Социальная сеть. Туда в рабочее время заходить не нужно вообще. Чтобы очередная сенсационная новость не побудила Вас срочно ее прочитать.
- Телевизор. Стоит только ненадолго заглянуть, как начнется расхолаживание. Если Вы никак не можете отказаться от него то, постепенно приучите себя смотреть только в отведенное для отдыха время.
- Магазины. Здесь все направлено на то, чтобы мы как можно дольше тут задержались. Можно легко потратить целый день, заходя в каждый торговый зал, рассматривая товары. Намного быстрее и экономнее для бюджета заранее решить, что именно Вам нужно купить и заказать эту вещь через интернет магазин с доставкой на дом. Не тратя при этом время на дорогу, и деньги на необдуманные покупки.
- Компьютерные игры. Самый бесполезный пожиратель Вашего времени. Используйте лишь как поощрение себя за полностью выполненную работу в конце дня.
- Просмотр сериалов. У всех подобное было, посмотришь одну серию и сюжет затягивает. Можно совместить с выполнением домашних дел: приготовление еды, уборка квартиры, глажка белья.
- Пустые разговоры. Сплетни и бесполезные разговоры крадут огромное количество времени. Научитесь говорить «нет» людям, отвлекающим от работы. Они встают на Вашем пути к достижению цели.
Цели и мотивация
Найдите цель, которая будет Вас зажигать. Для этого продумайте и определите свои главные ценности, что для Вас имеет большее значение, чем все остальное, что придает Вашей жизни смысл и является ее неотъемлемой частью.
А поиск Вашей мотивации зависит от мотива, ведь он формируют Вашу цель и определяет действия. И именно он дает вам мотивацию, когда усталость берет вверх и заканчивается энергия. Ответьте себе, почему Ваша цель так важна. Может она заключается в том, чтобы заработать денег? Тогда нужно прописать: зачем, сколько именно, что они вам принесут. Только деньги это еще не мотивация.
Мотивация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя скрывается за Вашей целью. Именно она напомнит, зачем все это нужно и поможет не сдаться в трудный момент. Внешняя мотивация хороша при первых порывах. Она воздействует на человека извне. Мотивирует тем, что человеку хотелось бы иметь: просторная квартира, красивая фигура, хорошо оплачиваемая работа. Чтобы поддержать ее, можно найти единомышленников или повесить фотографии желаемого на видное место.
Как расставить приоритеты
Самое важное в управлении своим временем — это правильная расстановка личных приоритетов. Ведь на то, что для Вас самое важное всегда найдется время.
При составлении списка задач нужно расставить приоритеты для их продуктивного выполнения. Существует наиболее эффективный метод для распределения приоритетов. Определяем для себя наиболее важные, большие и сложные дела и решаем их в первую очередь. Далее идем к менее важным. После к задачам средней важности. Затем продумываем какие дела мы можем делегировать другим людям. И наконец, ищем задачи от которых возможно отказаться.
Представленные способы постановки приоритетов научат Вас не тратить попусту время, избежать стресса и переживания от не вовремя выполненных дел.
Основы параллельного планирования
Предположим, Вы составили план и определились с целями, написали подзадачи. Но их получилось так много, что глядя на все это, Вам даже не хочется переходить к действию. Кажется, что все планы невыполнимы и займут все свободное время. В таком случае, к Вам на помощь придет метод параллельного планирования. Его суть в том, что приступать к выполнению следующей задачи по списку нужно еще не закончив предыдущую. Этим действием у Вас получится достичь несколько целей одновременно, тем более живем мы в постоянно меняющимся мире, и система планирования просто обязана быть гибкой. Используя, этот метод Вы не поставите под угрозу свое здоровье и не сойдете с ума от огромного количества планов и задач.
Включить отдых в расписание
Многие из нас недооценивают, как важен для организма полноценный отдых. И думают, что если пожертвуют им и выкроят тем самым несколько часов в сутках, успеют реализовать больше задуманного. Но нельзя недооценивать важность хорошего сна. Мы нуждаемся в нем для нормального функционирования организма.
Важно помнить, что никакая даже высокооплачиваемая работа не стоит здоровья. Недосыпы и стрессы, отсутствие полноценного обеда и отдыха рано или поздно разрушат Вашу продуктивность. Не будет сна – никакое рациональное использование времени не поможет.
Систематическое отсутствие отдыха приводит к эмоциональному выгоранию. Проявляется оно в следующих симптомах: хроническая усталость и слабость, снижение иммунитета, депрессия и апатия, бессонница и недомогание, разочарование в сфере своей деятельности. Вы, конечно, можете поработать час или два, но за это придется дорого заплатить.
Лайфхаки для начинающих
Не знаете с чего начать? Как следует подготовиться. Что только не придумано для облегчения и улучшения этапов планировании:
Планеры, ежедневники и органайзеры. Разных стилей, фасонов, размеров и наполнения.
- Чек-листы с заметками и списком задач на неделю, месяц, полгода, год.
- Метод Pomodoro, как средство профилактики прокрастинации. Принцип заключается в усиленной работе в течение двадцати пяти минут, далее следует пятиминутный отдых.
- Приложение Trello. Позволяет составлять планы и отмечать уже решенные задачи.
- Wunderlist. Планировщик для тех, кто не любит вести бумажные ежедневники. Можно сделать напоминание о важных встречах и делах.
Делегирование дел
Мы не можем успеть все на свете, как бы не старались. Иногда просто необходимо устроить разгрузочный день, освободить свое время можно с помощью делегирования определенных дел кому — либо другому. Оно поможет Вам сэкономить огромное количество времени и использовать его на свой личностный рост и развитие.
Однако, для успешного поручения дел другому человеку, необходимо правильно и точно передать сформулировать смысл задачи и пути ее решения. Делегировать можно те задачи, решение которых Вам удается не особо хорошо, а кто-то другой выполнит их лучше. И те дела, что отнимают у вас много энергии, ее Вы сможете потратить на более важные дела.
Как предотвратить эти последствия?
- Гуляйте на улице не менее 2х часов в день в любую погоду, Кровь насытится кислородом, а мысли в голове урегулируются.
- Наладьте режим сна. Это одинаково полезно и для психического и для физического здоровья.
- Регулярный отдых — Ваш девиз. Даже если Вы на пороге великого открытия, делайте перерывы.
- Скажите «нет» перфекционизму. Этим Вы лишь можете загнать себя в угол.
- Планируйте каждое свое дело. Во избежание нервного истощения и повышения продуктивности.
Книги по тайм-менеджменту
Б. Трейси «Тайм-менеджмент». Книга, где собраны только те советы, которые имеют действительную практическую ценность. Автор посвятил половину своей жизни на изучение этой темы, и точно знает как рационально распределить время на все сферы жизни и привести Вас к успеху, взяв под контроль свою жизнь.
К. Глинсон «Успевай больше, а делай меньше». С этой книгой можно забыть о прокрастинации и узнать о приемах, позволяющих тратить минимум времени, а успевать при этом в два раза больше.
Д. Кеннеди «Жесткий тайм менеджмент». В своей книге автор дает множество советов, как сделать каждый свой день по максимуму продуктивным. И суметь поменять свою жизнь пусть даже самым жестким и эффективным способом.
Д. Аллен «Привести дела в порядок». Книга поможет успокоить мозг и избавиться от тревожности, грамотно организовать личное время и сломиться от перегруженности информацией. Учит как не тратить энергию на посторонние вещи, перескакивая с одной задачи на другую, систематизировать поступающую информацию и правильно ее распределять.
Заключение
Наша жизнь очень коротка, чтобы тратить ее на бессмысленные вещи, ведь потраченные зря часы и дни мы не сможем вернуть никогда. Благодаря методу планирования времени мы можем позволить себе держать свою жизнь под контролем, правильно расставлять приоритеты для достижения целей и не сломиться под весом задач.
Начнем же действовать! Ведь пока мы медлим с саморазвитием и воплощением своей мечты, тратим жизнь на бесцельное просиживание в интернете и у телевизора, кто-то другой уже добился успеха в своем деле. Почему же медлим мы? Потому что пока еще не научились планировать свое время, но для этого на сегодняшний день есть больше, чем достаточно. Поэтому никаких оправданий своего бездействия у нас не будет.
Начнем двигаться по направлению к своей цели уже сегодня.