Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования.
Квадрат Эйзенхауэра — инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.
Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.
Создатель метода Эйзенхауэра
Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.
Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует — его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.
Принцип метода Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат — важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:
- важное и срочное
- важное, но не срочное
- срочное, но не важное
- неважное и несрочное
Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.
Таблица Эйзенхауэра — визуальный помощник
Мозг человека устроен так , что мы лучше понимаем структурированную информацию — разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.
Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника — так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.
Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?
Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.
А (важное и срочное)
Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи — значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.
Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:
- преодоление кризисов,
- работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срывам целей,
- решение вопросов, способных привести к ухудшению уровня жизни, несущих угрозу карьере или благополучию в семье,
- проблемы со здоровьем.
Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.
В (важное, но не срочное)
Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.
Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.
Здесь находятся такие задачи:
- выполнение текущих проектов по работе,
- бытовые дела, связанные с материальной базой вашей семьи,
- подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными,
- самообразование,
- профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.
Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.
С (срочное, но не важное)
Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета — ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.
К срочным, но неважным делам относятся:
- некоторые звонки и встречи,
- внезапно возникающие бытовые неприятности,
- жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры),
- просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.
Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.
Главное — не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот — отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.
D (несрочное и неважное)
В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:
- сериалы и соцсети,
- вредные развлечения,
- болтовня по телефону,
- общение с токсичными людьми,
- действия, способствующие прокрастинации,
- некоторая рутинная работа,
- заморочки перфекциониста.
Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли — вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать — а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.
Как правильно распределить задачи в таблице?
Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.
Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:
- Необходима ли эта работа для продвижения к главным целям? (Будут ли у меня проблемы, если я не сделаю этого?) ДА — важное, НЕТ — не важное.
- Если я не сделаю это сейчас, утратит ли актуальность эта задача завтра? ДА — срочное, НЕТ — не срочное.
Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем — из зеленого.
Матрица Эйзенхауэра: пример
Составлять матрицу лучше утром. Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.
Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела — именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.
Ваша матрица может выглядеть так:
Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный — для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.
Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента — в таком случае его лучше поручить отделу SMM, привязав информацию об акции.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра — в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.